Hoe u met succes mensen uitnodigt voor uw zakelijke evenementen

Laten we het in dit artikel hebben over het uitnodigen van mensen voor uw zakelijke evenementen. De tips die ik later ga delen, zijn niet alleen van toepassing op zakelijke evenementen, maar ook op normale evenementen.

Als je hebt geprobeerd mensen uit te nodigen voor je zakelijke evenementen, of het nu gaat om netwerken of gesprekken, ben je het met me eens dat het niet gemakkelijk is om de cijfers te krijgen, vooral als je zakenmensen uitnodigt, omdat ze prioriteit geven aan bijna alle evenementen op basis van ROI (Return On Investment) – als uw evenement hun tijd om daar te zijn niet rechtvaardigt, zult u hoogstwaarschijnlijk een slechte opkomst hebben.

Op basis van mijn ervaringen en observaties van de andere zeer ervaren netwerkers in mijn zakenkring, realiseer ik me dat er waarschijnlijk maar drie dingen zijn die je moet doen om een ​​hoog opkomstpercentage voor je evenementen te krijgen.

1. Is dit wat ze nodig hebben?

Ik nodig niet iedereen uit die ik ontmoet voor mijn zakelijke evenementen zoals BNI. Als het eerste dat je een nieuw iemand ontmoet, is om hem / haar te vragen om naar je evenement te komen, dan is dit iets dat je misschien wilt stoppen en opnieuw wilt nadenken.

Luisteren is verreweg de belangrijkste vaardigheid die we moeten leren en verfijnen (niet alleen voor zaken). Het eerste dat we dus beginnen, is om relevante vragen te stellen. Als u bijvoorbeeld een evenement organiseert voor internetondernemers om samen te komen en te netwerken, moet u vragen en beoordelen of de persoon met wie u spreekt dit interessegebied heeft.

Een goede vraag waarmee u kunt beginnen, is: ‘Bent u naar andere zakelijke netwerkevenementen geweest?’. Deze vraag helpt je niet alleen om ze beter te begrijpen, maar laat ze ook onthullen of ze denken dat ze een dergelijke blootstelling nodig hadden. Het zal je verbazen dat sommige bedrijfseigenaren deze vraag zullen beantwoorden en toegeven dat ze vaker zouden moeten netwerken! Denk je nu dat als je ze op dit moment voor je evenement uitnodigt, de persoon veel ontvankelijker zal zijn en je uitnodiging op prijs zal stellen?

2. Aanhoudend – de extra inspanning die het verschil maakt

Veel uitnodigingen die ik tegenwoordig ontvang, zijn zelden meer dan 3 keer. Als u een evenement houdt dat regelmatig plaatsvindt (bijvoorbeeld maandelijks), moet u volhardend zijn en niet minder dan 7 keer blijven uitnodigen. Meestal zijn mensen zo vriendelijk om u te vertellen dat ze andere verplichtingen hebben en uw evenement niet kunnen bijwonen. Als dit het geval is, nodig ze dan opnieuw uit wanneer je volgende evenement eraan komt. Dit soort follow-up is de sleutel die het verschil maakt.

Ik herinnerde me dat ik een zakenpartner van me uitnodigde die me maar liefst 5 tot 10 keer had afgewezen (ik ben de tel kwijtgeraakt …) vanwege zijn gebruikelijke ochtendverplichtingen. Op een dag haalde hij eindelijk mijn BNI (Business Network International) -evenement en bedankte me voor de uitnodiging om zo’n eye-opening bij te wonen. Ik denk dat we soms gewoon volhardend moeten zijn, vooral als je ziet dat jouw evenement waarde toevoegt aan de anderen.

3. Herinneringen – het geheim van 100% opkomst

Ik weet nooit dat een simpele herinnering zo’n groot verschil kan maken, totdat ik een materiaal tegenkwam van Dr. Ivan Misner die vermeldt dat herinneringen belangrijk zijn en we de mensen die ermee hebben ingestemd om naar onze evenementen te komen een of twee dagen voor de evenement.

Het kan soms frustrerend zijn als je ziet dat de persoon die je hebt uitgenodigd uiteindelijk niet is komen opdagen omdat hij het vergeten is. Daarom kan een eenvoudige herinnering via telefoon of sms erg nuttig zijn. Op het moment van posten zijn er al systemen om automatische herinneringen te sturen naar mensen die zich hebben geregistreerd voor evenementen. Een bedrijf dat u kan helpen om van deze technologie gebruik te maken, is FlexiSoft – beheerd door Norman Chin van BNI Singapore, Raffles Chapter.

Evenementchecklist – Hoe u een succesvol zakelijk evenement organiseert

Een evenementenchecklist is een must als u van plan bent een succesvol zakelijk evenement te organiseren. Evenementenplanning omvat een groot aantal kleine details die naar behoren moeten worden versneld om alles soepel te laten werken. Als de wijn bijvoorbeeld niet goed is gekoeld, kunnen de canapés een ramp zijn. Als de keynotespreker op uw evenement niet de juiste tijd voor zijn toespraak krijgt, kunt u een rood gezicht krijgen en moeite doen om problemen op te lossen. Daarom, als u een zakelijke bijeenkomst moet organiseren of de taak heeft om elke grote sociale activiteit van uw bedrijf te plannen, heeft u een evenementenchecklist nodig om u op het goede spoor te houden.

Een checklist voor evenementen kan zo uitgebreid of minimaal zijn als u zelf wilt. Hoe gedetailleerder de evenementenchecklist, des te gemakkelijker wordt uw taak als planner. Een zakelijk evenement heeft zijn eigen fijne kneepjes die moeten worden gladgestreken. Meestal is een zakelijk evenement, hoewel het een sociaal aspect heeft, in wezen een netwerkkans voor bedrijfsleiders, verkopers en marketingmanagers om elkaar te ontmoeten en oplossingen uit te werken voor de verschillende uitdagingen waarmee ze worden geconfronteerd. Het kan ook een kans zijn om deals te sluiten en zakelijke banden te versterken. Daarom moet u bij het organiseren van een zakelijk evenement echt op elk detail letten.

Je evenementchecklist moet absoluut alle elementen bevatten die nodig zijn om het thema van je evenement te bepalen. Of het nu gaat om een ​​golftoernooi, een vakantiefeest of een zomers gezelschap, je moet ervoor zorgen dat er goede catering, een goede locatie, muziek- en deurprijzen en cadeauzakjes zijn. Als er toespraken worden gehouden, moet u ervoor zorgen dat er een goed geluidssysteem is zodat iedereen kan horen wat er wordt gezegd. Als er een of andere presentatie komt, moeten de juiste schermen en audio / visuele apparatuur aanwezig zijn. Om ervoor te zorgen dat u geen enkel element van het evenement vergeet, moet u een evenementenchecklist maken waarop u alles kunt opschrijven wat u moet doen. Zelfs als u een evenementenplanner zou inhuren om uw evenement te organiseren, maakt die persoon automatisch een evenementenchecklist om te volgen. In feite zijn de meest succesvolle evenementenplanners degenen die een evenementenchecklist gebruiken om al hun taken georganiseerd en onder controle te houden.

Ongeacht het evenement dat u moet organiseren, moet uw zakelijke bijeenkomst een succes worden, zolang u maar een goede checklist heeft. Als je niet zeker weet hoe je je eigen evenementchecklist moet maken, kun je altijd online gaan en een goede lijst zoeken die je kunt downloaden. Zelfs als deze niet helemaal aansluit bij uw behoeften, kunt u de checklist altijd aanpassen aan het soort evenement dat u moet organiseren.

Hoe u de cateringkosten voor uw zakelijke evenementen kunt verlagen

Zakelijke evenementen en feesten bieden zakelijke partners het perfecte platform om met elkaar te communiceren in een minder formele setting. Tegelijkertijd kunnen ze kansen bieden voor een bedrijf om te groeien, omdat een bedrijfseigenaar kan netwerken en potentiële klanten kan ontmoeten tijdens dergelijke evenementen. Als u van plan bent dergelijke evenementen te organiseren, als individu of als bedrijf, moet u natuurlijk een manier vinden om ze te gebruiken om uw bedrijf te laten groeien zonder noodzakelijkerwijs uw bedrijfsbudget te overschrijden. Gelukkig kunt u door kleine wijzigingen aan te brengen in sommige uitgaven voor zakelijke evenementen, zoals cateringkosten voor evenementen, uw totale zakelijke uitgaven verminderen en de winstgevendheid verbeteren. Hier zijn enkele van de maatregelen die u kunt nemen om dat doel te bereiken:

Kies voor een eenvoudig / lichter menu

Zelfs als uw bedrijf een traditie heeft in het organiseren van extravagante diners of zakelijke feesten, overweeg dan om een ​​evenement te plannen waarbij uw cateringserviceprovider af en toe een licht menu tegen een lagere prijs serveert. In de huidige toestand van de economie is het misschien niet verstandig om een ​​groot deel van de financiële middelen van uw bedrijf te investeren in zakelijke feesten of evenementen. Als u wilt dat uw cateraar lichte, goedkope maaltijden serveert, moet u uw zakelijke evenementen bij voorkeur na de lunch of na het diner plannen om ervoor te zorgen dat uw medewerkers en gasten voor het evenement eten. Als u uw zakelijke evenement alleen tijdens lunch- of dineruren kunt plannen, overweeg dan om uw cateraar te vragen om een ​​buffet te serveren, dat meestal goedkoper is, of om goedkope gerechten op het menu te zetten.

Catering Event Bedrijven

Grote evenementencateringbedrijven met een sterk merk zullen waarschijnlijk veel hogere prijzen rekenen in vergelijking met kleine bedrijven of restaurants. Dit komt doordat grote bedrijven doorgaans hogere overheadkosten hebben. Overweeg daarom om een ​​klein cateringbedrijf in te huren waarvan de prijzen binnen uw budget vallen om uw zakelijke evenementen te verzorgen. Het is echter belangrijk ervoor te zorgen dat de serviceprovider die u inhuurt uitstekende service heeft om ervoor te zorgen dat uw gasten persoonlijke service krijgen en kunnen genieten van een geweldig menu.

Verklein uw gastenlijst

Als je een zakelijk evenement wilt plannen met een krap budget, overweeg dan om het aantal mensen dat je uitnodigt voor je feest te beperken. Toegegeven, dit kan bijzonder moeilijk zijn als u de reputatie heeft open zakelijke evenementen te organiseren waarbij werknemers of zakenpartners de ruimte hebben om hun vrienden en familieleden voor uw evenementen uit te nodigen. U kunt de potentiële impact van deze beslissing verminderen door uw belangrijke zakelijke evenementen op weekdagen of tijdens kantooruren te houden wanneer niet-personeelsleden minder snel aanwezig zullen zijn. Dit zal uw cateringkosten aanzienlijk verlagen, aangezien het aantal mensen dat het evenement bijwoont, laag zal zijn.